Zamówienie na hurtowy zakup balonów lateksowych powinno określać dokładny typ balonu, rozmiar nominalny, potwierdzoną gramaturę, zatwierdzony kolor i wykończenie, ilość każdego artykułu, odniesienie do próbki lub grafiki, kryteria akceptacji, opakowanie, warunki płatności i podstawę dostawy.Kupujący nie powinien zwalniać produkcji masowej, dopóki fabryka nie potwierdzi odpowiednich pól i obie strony nie będą w stanie zidentyfikować tej samej specyfikacji produkcji.
W przypadku importerów balonów, hurtowników zaopatrzenia stron i menedżerów ds. zakupów marek detalicznych zamówienie zakupu jest kontrolnym zapisem handlowym po wyborze produktu i ocenie dostawcy. Musi opisywać, co ma produkować Fabryka Balonów Borun i w jaki sposób będą sprawdzane gotowe balony lateksowe.
W tym przewodniku skupiono się na pisaniu i zatwierdzaniu zamówień zakupu. Ogólny wybór dostawcy i należyta staranność przy pozyskiwaniu towarów po raz pierwszy to odrębne decyzje zakupowe.
Skrócona instrukcja zamówienia balonu lateksowego
Fabryka balonów Borun, prowadzona przez Xiongxian Borun Latex Products Co., Ltd. pod marką NiuN®, produkuje balony lateksowe w Hebei w Chinach od 2006 roku. Fabryka produkuje balony z czystego naturalnego lateksu w wykończeniach matowym, metalicznym, makaronikowym, perłowym i retro, o standardowych rozmiarach nominalnych 5, 10, 12, 18 i 36 cali.
Ogólna hurtowa minimalna wielkość zamówienia balonów lateksowych wynosi 5000 sztuk. Produkcja standardowa trwa zwykle 5–15 dni roboczych po uzyskaniu niezbędnych specyfikacji i zatwierdzeniu próbek lub dzieł sztuki. Zamówienie zakupu musi określać, w jaki sposób minimalna ilość odnosi się do rzeczywistego rozmiaru, koloru, wykończenia i podziału projektu.
1. Oddziel szczegóły nagłówka zamówienia zakupu od pozycji linii produktów
Zamówienie zakupu składa się z dwóch połączonych części. Nagłówek określa transakcję prawną i warunki handlowe. Poszczególne pozycje zamówienia definiują dokładnie, jakie balony lateksowe są kupowane. Cena lub warunek płatności w nagłówku nie może zastąpić niekompletnej specyfikacji dymku.
Ilustracyjna kopia robocza zamówienia zakupu balonu lateksowego
Przykład praktyki stworzony przez kupującego. Nie przedstawiono tutaj rzeczywistego zamówienia klienta firmy Borun ani koloru zatwierdzonego przez fabrykę.
| Odniesienie do przedmiotu kupującego | Dokładny balon lateksowy | Rozmiar i waga | Kolor i wykończenie | Ilość zamówienia | Stan zatwierdzenia |
|---|---|---|---|---|---|
| PRZYKŁAD-PERŁA-05-A | 5-calowe perłowe balony lateksowe | 5 cali; 1,1 g na balon | Zażądano perłowego różu; dokładne odniesienie do koloru w oczekiwaniu na zatwierdzenie | 5000 pojedynczych balonów | Wymagana jest próbka fizyczna i zatwierdzenie opakowania |
Dlaczego to wciąż wersja robocza:specyfikacja Pearl 5 cali / 1,1 g jest udokumentowana dla odpowiedniego produktu Borun. Jednakże proponowany kolor perłowo-różowy, żądany przydział ilości, opakowanie sprzedażowe, wycena i numer próbki nadal wymagają potwierdzenia w ramach konkretnego zamówienia. Niezatwierdzone żądanie nie może być przedstawiane jako wydana instrukcja produkcyjna.
W przykładzie celowo odróżnia się zweryfikowaną specyfikację produktu od konfiguracji handlowej wymaganej przez kupującego. Przed podpisaniem zamówienia kupujący powinien uzyskać pisemne potwierdzenie fabryczne dotyczące wszelkich niezatwierdzonych warunków wyboru lub produkcji.
2. Napisz jedną kompletną specyfikację balonu lateksowego dla każdej linii zamówienia
Każda hurtowa linia balonów lateksowych powinna być możliwa do zidentyfikowania, gdy zespół zakupowy porównuje ofertę, próbkę fizyczną, dokumentację dotyczącą produkcji końcowej i opakowania. Identyfikacja produktu musi być na tyle precyzyjna, aby dwie różne klasy wagowe lub wykończenia nie mogły przypadkowo mieć tego samego opisu zamówienia.
Na przykład,hurtownia matowych balonów lateksowychnie należy zamawiać wyłącznie jako „12-calowe niebieskie balony”. Zamówienie powinno określać wymagane wykończenie matowe, dokładną specyfikację gramatury, zatwierdzony kolor, ilość i konfigurację opakowania. Dostępne gramatury matowych balonów firmy Borun należy dopasować do indywidualnie zamawianego rozmiaru i produktu.
Sprawdź niedokończone zamówienie na balon lateksowy
Wyślij Borunowi wersję roboczą elementów zamówienia balonów lateksowych, rozmiarów nominalnych, wymaganych klas wagowych, kolorów, wykończeń i wszelkich istniejących próbek referencyjnych. Określ, które wartości zostały potwierdzone, a które nadal wymagają przeglądu fabrycznego przed produkcją.
3. Nie należy przenosić wagi ani koloru w gramach na niewłaściwy balon lateksowy
Rozmiar nominalny i gramatura opisują różne atrybuty. Numer z jednego wykończenia, kształtu lub klasy wagi balonu nie może być automatycznie przenoszony na inny balon lateksowy. Na przykład 5-calowe perłowe balony lateksowe firmy Borun mają udokumentowaną masę 1,1 g, a 18-calowe perłowe balony lateksowe mają udokumentowaną masę 9,5 g. Są to specyfikacje specyficzne dla produktu, a nie uniwersalna zasada dotycząca każdego balonu tego samego rozmiaru.
Jeśli kupujący potrzebuje określonego koloru, określ sposób identyfikacji i zatwierdzania koloru. Nienadmuchany balon lateksowy może po rozciągnięciu wydawać się ciemniejszy lub różnić się od tego samego balonu. W zamówieniu należy określić, czy zaakceptowany wygląd kolorów jest oceniany na podstawie nienadmuchanego materiału, nadmuchanego balonu, czy obu.
4. Przekształć oczekiwania jakościowe w zdefiniowane kryteria akceptacji
Napisanie „wysokiej jakości balonów lateksowych” nie informuje fabryki, które pomiary lub obserwacje zadecydują o akceptacji. Kupujący hurtowy powinien określić wymaganą charakterystykę, odniesienie porównawcze i metodę sprawdzania przed rozpoczęciem produkcji.
| Przedmiot akceptacji | Co napisać w zamówieniu | Co wspiera akceptację | Czego nie należy zakładać |
|---|---|---|---|
| Masa jednostkowa | Określony stopień wagowy i dowolna uzgodniona tolerancja | Identyfikacja próbki, metoda ważenia i uzgodniona kontrola | Ta sama klasa dla każdego balonu o tej samej wielkości nominalnej |
| Kolor i wykończenie | Odniesienie do koloru, wykończenie i warunki oglądania lub pomiaru | Zatwierdzona próbka fizyczna lub uzgodniony pomiar koloru | Że fotografia internetowa jest ostateczną akceptacją kolorystyczną |
| Nadmuchany wygląd | Wymagany kształt i obowiązujące warunki napełniania | Zatwierdzona napompowana próbka i określona metoda obserwacji | Już sam ten rozmiar nominalny określa ostateczny wygląd |
| Widoczne wady | Istotne wady szyjki, powierzchni, formowania i wyglądu | Uzgodnione definicje usterek i zapisy inspekcji | To „wolne od wad” ustanawia realistyczną zasadę akceptacji |
| Kontrole funkcjonalne | Wymagania dotyczące inflacji lub wycieku, jeśli ma to zastosowanie | Określona konfiguracja testu, próbki i kryteria akceptacji | Niezweryfikowany uniwersalny stopień wycieku lub czas trwania pływający |
| Ilość w opakowaniu | Liczba sztuk na jednostkę sprzedaży, torby w kartonie i etykiety wariantowe | Zatwierdzone oznaczenie opakowania i ostateczna liczba opakowań | Że słowo „opakowanie eksportowe” jest wystarczająco precyzyjne |
Jeżeli kupujący wymaga akceptowalnego limitu próbek lub maksymalnej liczby wadliwych balonów, umowa powinna określać wielkość próbki, kategorie wad, warunki kontroli i zasadę podejmowania decyzji. Samodzielny odsetek defektów bez określonej metody kontroli nie może wiarygodnie określić, czy przesyłka została pomyślnie dostarczona.
Granica dowodu fabrycznego:Opublikowany przez firmę Borun zakres kontroli jakości balonów lateksowych obejmuje kolor, gramaturę, wygląd, stan napełnienia i kontrolę pakowania. Zamówienie zakupu może odnosić się do tych obszarów, ale wynik konkretnej partii musi pochodzić z faktycznego protokołu kontroli zamówionych balonów lateksowych.
5. Zapisz zatwierdzoną próbkę i numer referencyjny do druku bez dwuznaczności
Próbka fizyczna jest przydatna tylko wtedy, gdy zlecenie produkcyjne określa, co próbka zatwierdza. Kupujący powinien zapisać odpowiedni wariant produktu, numer referencyjny próbki, datę zatwierdzenia i wszelkie warunki, które nie zostały zatwierdzone.
Standardowe zamówienie na niezadrukowany balon lateksowy
Użyj zatwierdzonego balonu fizycznego, rozmiaru, wagi, koloru, wykończenia i oznaczenia opakowania. Potwierdź, czy zamówienie może zostać zrealizowane, jeśli nie jest wymagana osobna próbka fizyczna.
Zamówienie na balon lateksowy z nadrukiem na zamówienie
Określ podstawową specyfikację drukowanego balonu, plik graficzny i wersję, kolory druku, pozycję druku, odpowiednie zadrukowane strony i aprobatę fizyczną. Minimalna ilość zamówienia wynosi zwykle 5000 sztuk na zatwierdzony projekt.
W przypadku projektów drukowanych, Borun'sprogram produkcji balonów lateksowych z nadrukiem na zamówienieustala odpowiednie możliwości druku i warunki handlowe. Ten przewodnik po zamówieniu nie powtarza całego procesu drukowania; wyjaśnia, w jaki sposób odwoływać się do zatwierdzonego wyniku w wiążącym zapisie zamówienia.
Kupujący powinien również zapisać, czy zdjęcie referencyjne, dowód cyfrowy lub próbka fizyczna spełniają określone wymagania. Cyfrowy wydruk logo może potwierdzić pisownię i układ, ale nie może niezależnie potwierdzić faktycznego koloru napompowanego lateksu, wyglądu druku ani wagi balonu.
6. Nadaj opakowaniu, dokumentom produktu i warunkom handlowym własne pola
Wymagania dotyczące opakowań zmieniają komercyjną jednostkę sprzedaży i mogą wpływać na ilość kartonów, etykiety, koszty i harmonogram produkcji. Zamówienie powinno określać liczbę sztuk w worku, worki w kartonie, oznaczenie kartonu i zatwierdzoną prezentację detaliczną.
Jeśli wymagane jest opakowanie markowe, należy uwzględnić zatwierdzoną grafikę opakowania, zawartość opakowania, kod kreskowy lub wymagania dotyczące etykietowania rynkowego, jeśli ma to zastosowanie. Borun Balloon Factory koordynuje niestandardowe opakowania balonów na potrzeby zamówień hurtowych balonów za pośrednictwem stowarzyszonej fabryki produkującej opakowania. Zatwierdzenie opakowania powinno pozostać odrębne od specyfikacji produkcji balonu.
Ogólne warunki płatności firmy Borun obejmują 30% depozytu przed produkcją i płatność pozostałego salda przed wysyłką. Dokumenty handlowe muszą jednak zawierać faktycznie uzgodnione zobowiązania płatnicze i fabrycznie potwierdzony punkt rozpoczęcia produkcji dla danego zamówienia.
W przypadku dokumentów dotyczących rynku docelowego kupujący powinien określić mające zastosowanie wymagania dotyczące rzeczywistej konfiguracji balonu lateksowego. Dokumenty związane z CE, badania związane z EN71, informacje o certyfikatach produktów dla dzieci i Deklaracja zgodności Unii Europejskiej mają różne role i zakresy. Zamówienie powinno określać, które dokumenty wymagają przeglądu, a nie stwierdzać, że każdy certyfikat dotyczy każdego rynku.
7. Poddaj poprawki zamówienia pisemną kontrolą zmian
Najpoważniejsze niejasności w zamówieniach stają się trudniejsze po rozpoczęciu produkcji. Jeżeli kupujący zmieni wymagany kolor, gramaturę, grafikę, jednostkę opakowania lub warunki dostawy, poprawiona instrukcja powinna określać poprzednią wersję, nowe wymaganie i stronę zatwierdzającą zmianę.
Kupujący żąda określonego koloru balonu lateksowego i określa odniesienie do oryginalnej próbki fizycznej.
Kupujący przesyła nowy numer referencyjny koloru po zatwierdzeniu oferty lub próbki.
Fabryka sprawdza, czy nowy kolor ma wpływ na zapotrzebowanie próbki, dostępność produkcji, cenę, minimalną ilość lub harmonogram.
Kupujący i sprzedający rejestrują zaakceptowaną poprawioną specyfikację i obowiązującą wersję zamówienia przed wydaniem dalszych instrukcji produkcyjnych.
Nieformalna wiadomość mówiąca „użyj nowego różu” nie powinna zastępować już zatwierdzonej próbki fizycznej bez udokumentowanej rewizji. Jest to szczególnie ważne w przypadku zamówień hurtowych zawierających kilka kolorów lub powtarzających się specyfikacji opakowań detalicznych.
Poproś o przegląd fabryki przed wydaniem zamówienia zbiorczego na balony lateksowe
Wyślij Borunowi proponowane linie zamówienia, ilość dla każdego wariantu, zatwierdzone kolory i referencje próbek, wymagane opakowanie, rynek docelowy, warunki dostawy i wymagany harmonogram. Poproś o potwierdzenie każdej nierozwiązanej specyfikacji przed przyjęciem ostatecznego zamówienia.
Poproś o potwierdzenie zamówienia balonu lateksowego8. Lista kontrolna końcowego wydania do produkcji dla zamówienia zakupu balonów lateksowych
Zespół zakupowy nie powinien mylić ukończonej wersji roboczej z zatwierdzonym zleceniem produkcyjnym. Poniższe warunki ustalają, czy rzeczywiście podjęto niezbędne decyzje produktowe i handlowe.
- Tożsamość produktu:każda linia określa dokładny typ, rozmiar, wagę, kolor i wykończenie balonu lateksowego.
- Ilość:liczby sztuk i obowiązujące ilości minimalne są potwierdzane dla faktycznie zamawianych wariantów lub drukowanych projektów.
- Zapis zatwierdzenia:próbki fizyczne, poprawki graficzne i odniesienia do kolorów są możliwe do zidentyfikowania, a wszystkie wymagane atesty są możliwe do zidentyfikowania.
- Kryteria akceptacji:odpowiednie wady, inspekcje i wszelkie mierzalne tolerancje mają uzgodnione odniesienie i metodę podejmowania decyzji.
- Opakowanie i zakres rynku:sztuk w opakowaniu, opakowanie detaliczne, instrukcje kartonowe i dokumenty przeznaczenia.
- Umowa handlowa:ostateczna cena, waluta, kaucja, saldo, termin produkcji i warunki dostawy są zapisane w uzgodnionych dokumentach zamówienia.
- Kontrola wersji:zaległe zmiany zostaną rozwiązane i ta sama zatwierdzona wersja będzie dostępna dla kupującego i fabryki.
Jeśli pole materiału jest nadal oznaczone jako „do potwierdzenia”, zamówienie może być gotowe do dalszego przeglądu w fabryce, ale nie zostało jeszcze w pełni zatwierdzone do produkcji w ramach tego nierozwiązanego wymogu.
Często zadawane pytania dotyczące zamówień zakupu balonów lateksowych
Jakie informacje musi zawierać każde zamówienie na hurtowy zakup balonów lateksowych?
W zamówieniu należy dokładnie określić każdy produkt balonowy, jego rozmiar, odpowiednią gramaturę, kolor, wykończenie, ilość, numer zatwierdzenia, warunki akceptacji, opakowanie i warunki handlowe. Fabryka powinna potwierdzić nierozwiązane pola przed zwolnieniem do produkcji.
Czy mogę złożyć zamówienie na balon lateksowy podając jedynie średnicę balonu?
Sama średnica może pomijać ważną klasę wagową, wykończenie powierzchni, kolor lub opakowanie. Kupujący powinien skorzystać z dokładnej specyfikacji produktu i wszelkich zatwierdzonych próbek.
Czy w zamówieniu powinien być podany kolor Pantone czy próbka fizyczna?
Obydwa rozwiązania mogą być przydatne, jeśli zostaną uzgodnione przez obie strony. Zamówienie zakupu powinno określać, które odniesienie reguluje zatwierdzenie i czy kolor jest oceniany przed, czy po napompowaniu. Tolerancje oparte na przyrządach wymagają uzgodnionej metody pomiaru.
W jaki sposób rejestrowana jest minimalna wielkość zamówienia w przypadku zamówienia kilku wzorów?
Określ ilości według każdego drukowanego projektu. Minimalna minimalna ilość standardowych balonów lateksowych z nadrukiem na zamówienie firmy Borun to 5000 sztuk na projekt. W zamówieniu niezadrukowanym mix rozmiarów i kolorów należy osobno potwierdzić w ramach obowiązującej wyceny.
Czy przekazana próbka produktu automatycznie zatwierdza opakowanie?
Nie. Specyfikacje balonów i wymagania dotyczące opakowania stanowią odrębny przedmiot zatwierdzenia. Zapisz liczbę opakowań, etykiety, wymagania dotyczące kartonów i wszelkie grafiki na opakowaniach marek własnych, jeśli ma to zastosowanie.
Co się stanie, jeśli kupujący zmieni kolor balonu po zatwierdzeniu próbki?
Kupujący powinien przedstawić możliwe do zidentyfikowania zmienione wymaganie. Producent powinien sprawdzić wszelki wpływ na cenę, pobieranie próbek, ilość lub termin, a obie strony powinny potwierdzić wersję zamówienia na wymianę, zanim zmiana stanie się instrukcją produkcyjną.
Czy w zamówieniu można podać stały procent wad bez planu kontroli?
Sam procent defektów nie jest pełną zasadą akceptacji. Zdefiniuj kategorie defektów, wybór próbek, metodę kontroli, próg akceptacji i procedurę usuwania, aby można było ocenić rzeczywisty wynik.
Wnioski dotyczące zakupów hurtowych:najlepsze zamówienie na balon lateksowy nie jest najdłuższym dokumentem. To ten, który identyfikuje każdy możliwy do sprzedania wariant balonu, oddziela żądania kupującego od wymagań zatwierdzonych przez fabrykę, zachowuje zatwierdzone referencje i daje obu stronom jasną podstawę do produkcji, kontroli, pakowania i powtórnych zakupów.
